会計システムを活用して、月次決算及び年次決算を行うことが一般的であります。
しかしながら、例えば、4月の月次決算は5月1日に行えるかといえばそうではありません。
5月にいっても4月に帰属する取引が計上されるからであります。
もちろん、5月にいればその月に帰属する取引も合わせて発生するので5月の初めには、4月分の取引と5月分の取引が混在することになります。
このような取引を仕分けして4月に帰属する取引が全てインプットされた時点で4月の月次決算を行う必要があります。
その月に帰属する取引が全て計上された後に、元調の残高を確定してその月の決算処理を行う、これを締め処理というが、この締め処理は通常、仮締めと本締めに分かれます。
仮締めとは元帳の数字を仮に確定させておいて試算表を作成し、そこで数字に不合理な点がないかを検討し、この仮締めを繰り返して、本当に数字に間違いないかを確認したうえで、本締め処理を行います、その月の決算を行います。
会計システムにおいても、この仮締めと本締めが行われなければいけません。
システムにおいては、下記の2つの方法が考えられます。
①会計仕訳データをいったん仕訳明細ファイルに保存し、月次にバッチ処理で総勘定元帳ファイルに合計金額で起債する方法
②仕訳データをオンライン即時更新か日時のバッチ処理で総勘定元帳ファイルへ転記する方法
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