株主総会や取締役会の議事録は、経営の意思決定の証拠となる重要な書類であり、会社法においてもその作成・保存が義務づけられています。もし、議事録未作成あるいは不備があった場合は、決議がなかったものとみなされる等不都合が発生することも多々あります。また、税務調査においても議事録の提示を求められることが多々あります。
①議事録作成の要点 議事録はあくまでも企業自身が自ら作成しなければなりません。実際の運用上は、事務局（一般的には総務が多い）が取締役会に出席し、議事録を作成しているケースが多いです。実際に株主総会・取締役会を開催し、適法に決議することが大前提です。そうでなければ、決議それ自体が有効なものにならず、株主総会決議は無効・不存在・取消となり、取締役会決議は無効といった問題が生じます。 最近は、会社法では、会議そのものを開催せず、書面決議も認められるケースありますが、その際も書面ｊ決議の要件を満たすことが必要であります。議事録にはその審議の実態を記録します。そして各議案について賛成したのは誰で、異議を唱えたのは誰かなども記録しておきます。これは、後日、トラブル等あった場合に備えて、責任の所在を明確にするためであります。
②議事録に記載する内容 株主総会・取締役会の議事録に記載する内容については、会社法施行規則でそれぞれ具体的に規定されています。例えば、「開催日時・場所」「議事の経過の要領及びその結果」「その会議で述べられた意見または発言の内容」「議長の氏名」などです。
つまり、日時や出席者などの基本的な情報だけでなく、審議の実態をの要点を簡潔明瞭に記載しなければいけません。出席役員の記名・捺印も必要であります。
③議事録の保管期限 株主総会・取締役会の議事録は、いずれも本店に１０年間備え置かなければなりません（株主総会議事録の写しの支店備置は５年間）。なお、株主総会で決議された事項で登記が必要なものについては、２週間以内に登記しなければなりません。その際、議事録の添付が必要となります。
起業規模が小さく、ほとんど仲の良い親戚等だけで企業運営おこなっている場合でも、上記にて記載していますように議事録は、重要なものですから、作成することを習慣づけましょう。皆様、いかがでしょうか。不明な点等ございましたら、ご質問等で、お気軽にお問い合わせください。
