会社は必要な都度、営業責任者に、交際費に必要な仮払金を支払うのが面倒なため、取引先等との接待用の使用目的として、法人用のクレジットカードを営業責任者に渡していました。
営業責任者の不正使用が発覚しました。
休日にクレジットカードが使用されていることを経理部がチェックし、営業責任者に質問し、私的流用が発覚しました。
法人用クレジットカードの使用を営業責任者の裁量、判断に委ねていたうえ、日時、場所等が営業日報等と整合しているかどうかチェックされていませんでした。
事前に日時、相手、場所、使用目的を申請させ、上席者が承認するような仕組みにする必要があります。
仮に、急に使用することになり、事前申請・承認が間に合わない場合であっても、事後報告させて上席者が確認する等、事前又は事後にチェックする体制を作っておく必要があります。
請求書・クレジットカードの利用明細と営業（業務）日報等と定期的に照合し、不明瞭な点があれば速やかに本人に確認することが適切です。
このようにすることによって、牽制機能も働きます。
交際費のような、管理可能費用は、予算管理を行い、支出の適正性を管理する必要があります。
皆様、いかがでしょうか。疑問点、具体的にどのようになるか等のご質問については、お気軽に当事務所までお問い合わせください。
