一般の会計システムで出力される総勘定元帳において、科目コードや取引先コードを保有することで、明細のデータを管理することができます。例えば、売掛金についても単に残高だけを管理しようという場合は、総勘定元帳のコンピュータシステムに次のような設定を行えばようでしょう。「勘定科目＝売掛金、取引先＝請求先」。
しかし、明細のデータ件数が増えてくると、例えば、売掛金の場合では顧客ごとに請求の締め日が異なるため、総勘定元帳方式では、請求残高に対する未回収残高がどれくらい古くなっているのが管理できなくなるし、仮払金の場合仮払いの１件１件ごとの精算の管理がやりにくくなります。こうなると、補助簿を持つ必要がでてきます。一般的に補助簿のシステムファイルをもつか否かの判定基準として、次の点をあげることができます。①取引件数が多く、かつ発生と消耗が頻繁で、総勘定元帳で管理すると煩雑になるもの。例えば、従業員に対する仮払金のようなものであります。②締め処理のサイクルが総勘定元帳の締めのサイクルと異なるものです、例えば、総勘定元帳の締めは月末一度限りだが、売掛金の締めは毎月１０日、２０日、月末という場合。③管理すべきデータが勘定科目毎に大きく異なり、総勘定元帳に統一的に保有することが難しいものです。例えば、固定資産台帳や有価証券台帳が該当します。
従って、会社の規模や業種に応じて、どの勘定科目に対して補助簿をもつべきかは、異なってきます。典型的なものは、売掛金、買掛金、受取手形、支払手形、固定資産、現預金、有価証券、貸付金、借入金、仮払金等であります。
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