在庫の受払数量、残高は経営にとって重要な在庫水準を報告するとともに、発注を受け持つシステムに対して、正確な発注のために基礎データを提供する。つまり、在庫の受払、残高把握が十分に機能し、正確な在庫数量データを提供しないと発注システムなどが正しい処理を行うことができない。その意味において重要な在庫の受払、残高把握は重要であることはいうまでもない。現実、在庫受払簿の記録が十分に機能していないために問題となっていることが多い。その、多くの原因は、コンピュータシステムにあるというよりは、在庫の受け払い業務の運用体制に問題あることが多い。いくら、システムが豊富な機能を持っていても、在庫の受け払いデータが、正確かつタイムリーにインプットされなければ在庫データが正確になることはない。
したがって、在庫毛払をシステム化する場合は、在庫受払の運用体制を取り決めることを先に行わなければならない。例えば、生産工場においては、原材料、購入部品、半製品、製品等というように多岐に別れ、在庫の保管場所も倉庫内ばかりでなく、生産ラインの側など、工場内のいりいろな場所に分散されるので、管理が難しい。明確な方針ないと在庫受払のシステムを構築することはできない。
決めておかなければならない方針は以下のものである。①在庫の受け払い記録を取る拠点をどこにするか。②在庫の受け払い記録の対象となる在庫品目と経費扱いにする品目の分類基準をどうするか。③原材料のような品目の受け払い記録を何の単位で記録するか。（寸法か重量か等）④在庫の消費量について標準と実際の差異を把握するべきか（原価管理をどうするか）⑤正確な払い出し量を把握するのが困難な品目については、どのようにするか⑥実地棚卸の実地頻度を品も別にどうするか 以上の点を配慮する必要がある。
皆様いかがですか。在庫管理受払簿、残高把握は、上記記載のように重要であります。また、システム構築・変更は、一般的に、多額の資金を要します。だから、誤りがないように慎重に行う必要があります。疑問点、検討しようと考えられる方はお気軽に当事務所までお問い合わせください。
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